VIDEOCONFERENCIA

Existen Algunos factores que deben tenerse en cuenta antes de realizar una videoconferencia como:

1. ESPACIO FÍSICO:

• Espacio Requerido: Es fundamental conocer el número de participantes, así como los equipos disponibles. Para grupos pequeños de máximo 15 personas la reunión se puede llevar a cabo en una sala de juntas con su mobiliario habitual y el equipo requerido, pero si el grupo esta conformado para 20 a 30 personas ya se requiere adecuar un espacio especial diseñado con características específicas de sonido, equipos, mesas y sillas.


• Iluminación: Existen parámetros establecidos para lograr una correcta iluminación con la debida inclinación y con la correcta temperatura de color para evitar sombras en la cara de los participantes, por esto es necesario planear el tipo de luz a utilizar.


• Acústica: Una sala de juntas puede ofrecer una buena acústica ya que en ella existen diferentes materiales que absorben la reverberación del sonido que se produce cuando solo hay paredes de cemento y ventanales de vidrio. Cuando se trabaje en un lugar más amplio es importante tener en cuenta este factor y acondicionar ciertos elementos para evitar este inconveniente, además es imprescindible controlar en la medida de lo posible los ruidos externos que impiden la concentración de los participantes.

2. PRESENTACIÓN PERSONAL:

• Selección del vestuario: Existen algunos colores como el blanco, negro y azul oscuro que no registran bien frente a la cámara por esto deben evitarse, así como telas con estampados demasiado vistosos o grandes o aquellas que producen ruidos, mangas grandes y zapatos que puedan resultar muy ruidosos.


• Maquillaje, joyas y gafas: Se deben evitar las sombras demasiado oscuras (pueden dar la impresión de mapache); un labial oscuro se ve aún más oscuro; y se debe evitar un rubor que oscurezca las mejillas. En cuanto a los accesorios como pulseras o collares, pueden reflejar la luz y producir ruidos al mover el brazo. Se deben evitar aretes mas grandes que los ojos para que no interfieran con el contacto visual del público, a través de la cámara. Las gafas oscuras también deben evitarse.


• El pelo: Las damas deben evitar que el cabello tape los ojos o se venga hacia delante, para no estar siempre devolviéndolo hacia atrás con la mano. Los caballeros deben procurar mandarse cortar el cabello una semana antes de la conferencia para una mejor presentación.


• La postura: Si se encuentra sentado, debe evitar balancearse sobre la silla, inclinarse de derecha a izquierda o correr la silla. Es preciso acostumbrarse a mirar la cámara para entablar una comunicación visual con los asistentes a la videoconferencia de otras localidades y para no olvidar a los asistentes que se encuentran presentes en al sala. Las gesticulaciones y movimientos excesivos de las manos también deben evitarse.